LE NORME
- Lealtà e conflitto d’interessi
- Le informazioni aziendali: uso e tutela
- Rapporti con clienti e fornitori
- Rapporti con la Pubblica Amministrazione
- Rapporti con l’Autorità giudiziaria
- Gestione dei flussi finanziari
- Incassi e Pagamenti
- Registrazioni contabili
- Contributi, sponsorizzazioni e omaggi
- Gestione delle risorse umane
- Tutela e utilizzo dei beni aziendali
- Tutela della proprietà intellettuale e industriale
- Sicurezza sui luoghi di lavoro
- Tutela dell’ambiente
I CONTROLLI
- PREMESSA
- Il gruppo EVOCA, inteso come la società Capogruppo “EVOCA Spa” e le società da essa controllate (di seguito “EVOCA”), costituisce una realtà aziendale con presenza diretta in vari paesi e con ampie e diffuse relazioni nazionali ed internazionali. Per questa ragione è stato predisposto il Codice Etico, la cui osservanza è di importanza fondamentale per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione di EVOCA, fattori decisivi per il successo dell’impresa.
- Principi generali
- Il Codice Etico di EVOCA individua i valori aziendali, evidenziando l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità dei soggetti destinatari del Codice stesso. L’adozione del presente Codice è espressione di un contesto aziendale ove primario obiettivo è quello di soddisfare, nel migliore dei modi, le necessità e le aspettative degli interlocutori di EVOCA, mirando a raccomandare e promuovere un elevato standard di professionalità e a vietare quei comportamenti che si pongono in contrasto non solo con le disposizioni normative di volta in volta rilevanti, ma anche con i valori che EVOCA intende promuovere. EVOCA nell’ambito delle sue attività e nella conduzione dei suoi affari assume, come principi ispiratori, il rispetto della legge e delle normative dei paesi di riferimento, nonché delle norme interne. Tutti i dipendenti dovranno sempre rispettare le normative in vigore nei singoli paesi ove essi operano per conto di EVOCA. EVOCA si impegna a diffondere il contenuto di questo Codice a quanti entreranno in relazione con le società del proprio Gruppo. L’osservanza del Codice Etico è affidata indistintamente a tutti i dipendenti e collaboratori di EVOCA.
- I Destinatari
- Il Codice Etico è vincolante e si applica:
- ad amministratori, sindaci, revisori, dirigenti e dipendenti di EVOCA, ovunque essi operino, sia in Italia che all’estero;
- a collaboratori e consulenti esterni che agiscono nell’interesse di EVOCA ed ai fornitori.
- Applicazione
- Il Codice si applica in Italia e in tutti gli altri Paesi nei quali EVOCA opera.
- Pubblicità
- EVOCA si impegna a diffondere il presente Codice tra tutti i Destinatari Copia del presente Codice è disponibile per la consultazione in formato elettronico nel sito web di EVOCA nonché, in formato cartaceo, negli uffici di EVOCA.
- Aggiornamenti
- Il Consiglio di Amministrazione della Capogruppo ha facoltà di modificare, integrare, aggiornare il presente Codice dandone immediata comunicazione ed informativa ai soggetti tenuti all’applicazione dello stesso.
LE NORME
- Lealtà e conflitto d’interessi
- Tutti i Destinatari sono tenuti a comportamenti di lealtà e correttezza verso EVOCA in tutte le loro attività lavorative e al rispetto del presente Codice, anche nei rapporti verso l’esterno. In particolare, è fatto dovere di evitare situazioni in cui si possano manifestare conflitti di interesse e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari connesse allo svolgimento delle proprie funzioni. Pertanto, l'amministratore, che in una determinata operazione ha, per conto proprio o di terzi, interesse in conflitto con quello di EVOCA, deve darne notizia agli altri amministratori e all’organo di controllo, e deve astenersi dal partecipare alle deliberazioni riguardanti l'operazione stessa. I collaboratori di EVOCA devono evitare situazioni che possano creare conflitti di interesse sia reale, sia potenziale tra attività personali e aziendali. Laddove possano sorgere situazioni di potenziale conflitto, fondamentale sarà la comunicazione tra il dipendente ed il proprio superiore o tra il collaboratore ed il proprio referente interno al fine della risoluzione della questione.
- Le informazioni aziendali e dati personali: uso e tutela
- La riservatezza delle informazioni è un bene che EVOCA tutela anche attraverso i propri dipendenti e collaboratori: ogni informazione ottenuta dai Destinatari in relazione alla propria attività è di proprietà di EVOCA . I Destinatari che vengono a conoscenza di informazioni non di pubblico dominio devono usare la massima cautela e cura nell’utilizzare tali informazioni, evitandone la divulgazione a persone non autorizzate, sia all’interno, sia all’esterno di EVOCA . EVOCA s’impegna a proteggere le informazioni relative ai prorpi dipendenti o a terzi, in adempimento di quanto previsto dalle normative in materia di tutela dei dati personali in vigore nei paesi in cui EVOCA opera.
- Rapporti con clienti e fornitori e terzi
- Ciascun Destinatario, nell’ambito della gestione dei rapporti con i clienti, deve assicurare la massima soddisfazione del cliente, fornendo informazioni accurate e complete sui prodotti e i servizi loro forniti, in modo da favorire scelte consapevoli. I rapporti con i clienti devono essere sviluppati sulla base di reciproca trasparenza e nel rispetto delle regole del mercato e della concorrenza. I Destinatari non devono promettere od offrire denaro o altra utilità per promuovere o favorire gli interessi di EVOCA. Qualsiasi incentivo commerciale (provvigione, sconto, credito, abbuono) deve essere in linea con le comuni pratiche di mercato, non deve eccedere i limiti di valore consentiti e deve essere stato approvato in conformità alle regole aziendali. La scelta dei fornitori e l’acquisto di beni e servizi sono effettuati dalle apposite funzioni aziendali in base a valutazioni obiettive circa competitività, qualità, economicità, prezzo, integrità. EVOCA provvede inoltre a riservarsi contrattualmente la facoltà di adottare ogni idonea misura (ivi compresa la rescissione del contratto) nel caso in cui il fornitore, nello svolgere attività in nome o per conto di EVOCA, violi le norme di legge o del Codice. I Destinatari non possono accettare omaggi, regali e simili, se non direttamente ascrivibili a normali relazioni di cortesia e purché di modico valore. Qualora un Destinatario riceva da un fornitore proposte di benefici, deve immediatamente riferire al proprio superiore.
- Rapporti con la Pubblica Amministrazione
- E’ vietato dare o promettere denaro od altre utilità, quali ad esempio servizi, prestazioni o favori che possano ragionevolmente essere interpretati come eccedenti le normali pratiche di cortesia, ovvero esercitare illecite pressioni nei confronti di pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio, o funzionari della Pubblica Amministrazione o a loro parenti o conviventi, per indurre al compimento di qualsiasi atto conforme o contrario ai doveri di ufficio, posto in essere a vantaggio o nell'interesse di EVOCA. Qualsiasi Destinatario riceva richieste o proposte di benefici da pubblici funzionari deve immediatamente riferire al proprio superiore, se dipendente, o al referente interno, se soggetto terzo. Nel corso di rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione, i Destinatari dovranno astenersi dal sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti. Non è consentito presentare dichiarazioni non veritiere a Organismi pubblici, al fine di conseguire erogazioni pubbliche, contributi o finanziamenti agevolati, oppure per conseguire concessioni, autorizzazioni, licenze o altri atti amministrativi. E’ fatto divieto di destinare somme ricevute da Organismi pubblici a scopi diversi da quelli per i quali sono state concesse.
- E’ fatto divieto di esercitare pressioni, di qualsiasi natura, sulla persona chiamata a rendere dichiarazioni davanti all’autorità giudiziaria, al fine di indurla a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci. E’ fatto divieto di aiutare chi abbia realizzato un fatto penalmente rilevante ad eludere le investigazioni dell’autorità, o a sottrarsi alle ricerche di questa.
- Gestione dei flussi finanziari
- E’ vietato effettuare transazioni economico-finanziari e/o qualsiasi operazione che comporti l’impiego di denaro, beni o altre utilità di provenienza illecita in attività economiche, finanziarie, imprenditoriali o speculative. E’ altresì vietato compiere operazioni atte a ostacolare l’individuazione dell’eventuale provenienza illecita di denaro, beni o altra utilità. A tal fine, in via preventiva, devono essere verificate le informazioni disponibili (incluse le informazioni finanziarie) su controparti commerciali e fornitori, per appurarne la rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti di affari.
- Incassi e Pagamenti
- Qualsiasi incasso per la vendita di prodotti dovrà essere effettuato direttamente in favore di EVOCA cui è riferibile l’operazione commerciale e non sono ammessi incassi da parte di persona fisica per conto della società. Ogni incasso dovrà essere debitamente registrato negli appositi libri contabili, e dovrà osservare, altresì, le norme fiscali vigenti.
- Registrazioni contabili
- EVOCA fornisce una rappresentazione chiara, corretta e veritiera delle proprie registrazioni, effettuate in conformità alla normativa vigente, ai principi contabili e nel rispetto delle norme fiscali vigenti, in modo tale da assicurare la trasparenza e la tempestività di verifica. Ogni operazione e transazione finanziaria deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. Di ogni operazione deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento. A tal fine vi deve essere un adeguato supporto documentale che permetta di controllare, in ogni momento, le motivazioni dell’operazione e chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa. E’ fatto espresso divieto in particolare ad amministratori e sindaci di rappresentare, nei bilanci, nei libri sociali e nelle comunicazioni dirette a soci e/o a terzi, fatti materiali non rispondenti al vero, ovvero di omettere informazioni dovute per legge circa la situazione economica, patrimoniale e finanziaria della società, in modo da indurre in errore i destinatari, ovvero da cagionare un danno patrimoniale ai soci e ai creditori sociali.
- Contributi, sponsorizzazioni e omaggi
- EVOCA può concedere contributi e sponsorizzazioni a privati ed enti pubblici e non profit, che siano regolarmente costituiti, specie se finalizzate ad obiettivi sociali, culturali e di solidarietà, nel rispetto delle prescrizioni della normativa contabile e fiscale.
- Gestione delle risorse umane
- Costituiscono principi fondamentali della gestione delle risorse umane:
- offrire pari opportunità di lavoro senza discriminazioni di razza, sesso, età, orientamento sessuale, handicap fisici o psichici, nazionalità, credo religioso, appartenenza politica e sindacale;
- assicurare un trattamento equo e meritocratico;
- diffondere e consolidare una cultura della sicurezza dell’ambiente di lavoro ed operare per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori, tanto da un punto di vista fisico che psichico;
- assicurare la tutela della privacy dei dipendenti ed il diritto degli stessi a lavorare senza subire illeciti condizionamenti.
- a rispettare i diritti umani fondamentali;
- alla prevenzione dello sfruttamento minorile;
- a non utilizzare il lavoro forzato o eseguito in condizioni di schiavitù o servitù.
- riduzione o mantenimento in stato di soggezione mediante violenza, minaccia, inganno, abuso di autorità, approfittamento di una situazione di inferiorità fisica o psichica o di una situazione di necessità o mediante la promessa o la dazione di somme di denaro o di altri vantaggi a chi ha autorità sulla persona;
- molestie anche di carattere sessuale.
- Tutela e utilizzo dei beni aziendali
- Ciascun Destinatario è direttamente e personalmente responsabile della protezione e della conservazione dei beni, materiali e immateriali (quali, a titolo esemplificativo, strumenti hardware, licenze software, posta elettronica, apparecchiature telefoniche, autoveicoli, macchinari, apparecchiature e strumenti, ecc) affidategli per espletare l’attività lavorativa nell’ambito aziendale, adoperandosi affinché questi siano utilizzati per giusti fini da persone debitamente autorizzate. Le risorse tecnologiche dovranno essere utilizzate in conformità alla normativa vigente e secondo le regole procedurali ed operative stabilite dai dipartimenti competenti in ciascuna società di EVOCA. Nessun dipendente di EVOCA potrà usare internet, intranet e la propria casella di posta elettronica aziendale in modo contrario alla legge o che possa causare un danno a EVOCA.
- Tutela della proprietà intellettuale e industriale
- EVOCA garantisce l’assoluta tutela dei diritti di proprietà industriale (marchi, brevetti, segni distintivi, disegni, modelli industriali, opere dell’ingegno, ecc.) propri ed altrui. E’fatto divieto di contraffare, alterare, far uso, porre in vendita, fabbricare o adoperare industrialmente oggetti o altri beni realizzati usurpando titoli di proprietà industriale. E’ fatto divieto di porre in vendita o mettere altrimenti in circolazione opere dell’ingegno o prodotti industriali con nomi, marchi,o segni distintivi atti ad indurre in inganno il cliente sull’origine, provenienza o qualità del prodotto o dell’opera. E’ fatto divieto di duplicare, riprodurre, trasmettere o diffondere in pubblico un’opera dell’ingegno protetta dal diritto d’autore, anche a fini pubblicitari di marketing, senza aver chiesto le dovute autorizzazione e/o pagato i dovuti diritti.
- Sicurezza sui luoghi di lavoro
- EVOCA è scrupolosa nel rispetto delle norme in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro in vigore nei paesi in cui opera. EVOCA effettua un monitoraggio costante dei propri impianti, ovunque collocati e funzionanti, nel rispetto degli obblighi di legge e della protezione dei rischi imminenti, per garantire il massimo della sicurezza e della qualità dei propri servizi. I dipendenti ed i collaboratori di EVOCA assicurano la massima disponibilità e collaborazione nei confronti di tutti i soggetti incaricati della gestione della Sicurezza ovvero di chiunque venga a svolgere ispezioni e controlli per conto degli Enti preposti. Ove un dipendente o collaboratore di EVOCA riscontri anomalie o irregolarità in materia, dovrà tempestivamente informarne il responsabile interno della Sicurezza.
- Tutela dell’ambiente
- Nell’ambito della propria attività, EVOCA si ispira al principio di salvaguardia dell’ambiente e persegue l’obiettivo di tutelare la sicurezza e la salute dei Destinatari. Essa asseconda le aspettative dei propri clienti relativamente alle questioni ambientali, assumendo ogni idoneo strumento di tutela e cautela e condanna qualsiasi forma di danneggiamento e compromissione dell’eco-sistema. La ricerca e l’innovazione tecnologica devono essere dedicate in particolare alla realizzazione e promozione di prodotti e processi sempre più compatibili con l’ambiente e caratterizzati da una sempre maggiore attenzione alla sicurezza ed alla salute dei Destinatari.
I CONTROLLI
- I controlli di linea
- EVOCA assicura un’organizzazione interna del lavoro tale da garantire che:
- ci sia un adeguato livello di segregazione delle responsabilità, per cui la realizzazione di ogni processo richiede il supporto congiunto di diverse funzioni aziendali;
- tutte le azioni e le operazioni di Evoca abbiano una registrazione adeguata e sia possibile la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di svolgimento;
- ogni operazione abbia un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere in qualsiasi momento all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino i soggetti che hanno autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione medesima;
- le scritture contabili siano tenute in maniera accurata, completa e tempestiva nel rispetto delle procedure aziendali in materia di contabilità, allo scopo di eseguire una fedele rappresentazione della situazione patrimoniale/finanziaria e dell’attività di gestione. A tal fine tutti i dipendenti coinvolti nelle scritture contabili devono assicurare la massima collaborazione, la completezza e chiarezza delle informazioni fornite, nonché l’accuratezza dei dati e delle elaborazioni.
- Sistema disciplinare
- L’insieme di queste regole è parte integrante delle condizioni che regolano i rapporti di lavoro in EVOCA: le regole contenute nel Codice Etico sono espressione del comportamento che il dipendente è tenuto ad osservare, in virtù delle leggi civili e penali vigenti nei paesi in cui EVOCA opera. Eventuali violazioni del presente Codice potranno dare luogo all’applicazione di sanzioni nei confronti del soggetto che ha commesso la violazione, nel rispetto della legge. Il mancato rispetto dei precetti contenuti nel presente Codice potrà comportare la risoluzione del rapporto con i terzi, sulla base di un’esplicita previsione contrattuale.
